Personeel werven: van brandjes blussen naar voorspelbare instroom

Personeel werven is vandaag de dag geen kwestie meer van ‘vacature plaatsen’ en dan maar hopen op het beste. De arbeidsmarkt is oververhit. Er zijn meer vacatures dan werkzoekenden en de concurrentie om talent is moordend. Toch focussen veel bedrijven zich nog steeds op die kleine groep kandidaten die al actief solliciteert. Ze plaatsen een vacature op hun website en wachten af. Het resultaat: openstaande vacatures, hoge kosten en gemiste kansen. Met dezelfde aanpak blijf je vissen in een te kleine vijver. Hoe het dan wel moet?

In dit artikel laten we zien hoe je van brandjes blussen overstapt naar een schaalbare, digitale aanpak voor het werven van personeel. We leggen stap voor stap uit hoe je grip krijgt op je personeelsbezetting en wat het oplevert: kortere time-to-hire, lagere cost-per-hire en minder afhankelijkheid van jobboards, onderbouwd met KPI’s.

Sturen op cijfers in plaats van toeval? Wij laten je zien hoe. Neem contact met ons op.

Waarom personeel werven opnieuw uitvinden in 2025?

De kandidaat heeft de regie. Hybride werken, zingeving, flexibiliteit en doorgroeimogelijkheden bepalen keuzes. Employer branding is daarom geen “nice-to-have” meer, maar de ruggengraat van je instroomstrategie. Je bouwt een werkgeversmerk dat opvalt, vertrouwen wekt en converteert, ook bij mensen die nog niet actief zoeken. Zo vergroot je de vijver en word je minder afhankelijk van externe bureaus en jobboards.

Candidate ecosysteem: wie wil, wie twijfelt en wie nog niet

De arbeidsmarkt kun je grofweg verdelen in vier segmenten:

• 3% actief op zoek: wil binnen 3 maanden wisselen en komt bewust de arbeidsmarkt op. Denk aan starters, ZZP’ers die meer vastigheid zoeken en professionals met een aflopend contract.
• 7% bewust geïnteresseerd: oriënteert en vergelijkt. Ze volgen werkgevers die hen aanspreken.
• 60% latent geïnteresseerd: staat open voor inspiratie, maar solliciteert nog niet.
• 30% niet geïnteresseerd: tevreden en lastig in beweging te krijgen.

De meeste werkgevers jagen op die 3 procent via dezelfde kanalen. De bekende jobboards zijn daar ook op ingericht en brengen vraag en aanbod direct bij elkaar. Opvallen via deze kanalen is een enorme opgave. Door je aandacht te verleggen naar de 60 procent latent talent vergroot je je bereik en daalt de concurrentiedruk. Dat vraagt een andere aanpak: inspireren, relaties opbouwen en zichtbaar zijn waar je doelgroep is.

Businesscase: waarom verschuiven naar latent talent loont

Als je consequent zichtbaar bent, slim target en de drempel verlaagt, zie je dit terug in:

• Kortere time-to-hire (TTH): laagdrempelige contactformulieren + snelle opvolging = minder afhakers.
• Lagere cost-per-hire (CPH): minder afhankelijk van jobboards en externe recruiters.
• Hogere matchkwaliteit & retentie: realistische preview van cultuur en werk verkleint vroegtijdige uitval.
• Voorspelbare instroom: een gevulde kandidatenpijplijn maakt planning en groei haalbaar.

Latent personeel werven: hoe begin je?

Begin met een eerlijk beeld van je huidige aanpak. Veel organisaties zitten op het minimum: ze plaatsen vacatures op de website en af en toe op een jobboard. Laat je actief je werkcultuur zien en ben je actief op socials, dan ben je al een stap verder. Kun je je huidige medewerkers ambassadeurs noemen en zet je betaalde wervingscampagnes in, dan is je bereik alweer een stuk groter. Maar het echte verschil maak je als HR en marketing met elkaar samenwerken.

Waarom dat een voordeel is:

• Eén verhaal naar de markt: werkgeverspropositie, benefits en tone-of-voice sluiten aan bij wat kandidaten belangrijk vinden.
• Relevanter bereik: doelgroepgerichte targeting in de juiste kanalen vergroot de kans op contact met latent talent.
• Hogere conversie: mobile-first flows en “neem contact op” i.p.v. CV upload in stap 1.
• Snellere doorlooptijd: content, campagne, landingspagina en opvolging sluiten naadloos aan.
• Betere sturing op cijfers: dashboards (ATS + analytics) van awareness t/m hire.

Zorg ervoor dat je zichtbaar bent op de plek waar je kandidaten zijn

Latent werkzoekenden moeten eerst geïnspireerd raken voordat ze actie gaan ondernemen. Ze doorlopen hierbij verschillende stappen. Ze worden zich eerst bewust van jou als werkgever, dan gaan ze je overwegen en vervolgens ondernemen ze actie. Dit wordt ook wel de candidate journey genoemd. Door je strategie op deze fases af te stemmen, kun je in elke fase de juiste boodschap en het juiste kanaal inzetten en beweeg je kandidaten stap-voor-stap richting sollicitatie.

• Bewustwording: laat je werkgeversmerk zien via inspirerende campagnes en content op social media, blogs of video’s.
• Overweging: vertel verhalen van medewerkers, toon je bedrijfscultuur en voordelen.
• Beslissen: bied een laagdrempelige manier om interesse te tonen of contact op te nemen, bijvoorbeeld via chat, WhatsApp of LinkedIn.

Laagdrempelige conversie: het nieuwe solliciteren

Als werkgever solliciteer je tegenwoordig bij je kandidaat en niet andersom. Dat betekent dat de eerste stap geen complete sollicitatie met motivatie en verplichte CV-upload is, maar een eenvoudig contactmoment. Zeker mobiel, waar de meeste kandidaten je voor het eerst zien, werkt een “toon interesse”-knop beter dan een traditioneel sollicitatieformulier. Op dergelijke devices worden vaak geen CV’s bewaard. Vraag in die eerste stap alleen het hoogstnoodzakelijke, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

De echte selectie gebeurt vervolgens in de opvolging. Binnen korte tijd neem je persoonlijk contact op met de kandidaat om verwachtingen, beschikbaarheid en motivatie te verkennen. Pas daarna vraag je om extra informatie of documenten. Zo verlaag je de drempel, houd je het tempo hoog en voorkom je afhakers door onnodige frictie. Het resultaat is een grotere pool aan warme contacten, meer kwalitatieve gesprekken en een kortere doorlooptijd richting hire.

Voorbeeld uit de praktijk: van acute pijn naar een langetermijnstrategie | Yes! Kinderopvang

In 2023 had Yes! Kinderopvang een acuut tekort aan pedagogisch medewerkers. De druk op het team nam toe, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening in gevaar dreigde te komen. Samen kozen we voor resultaatgerichte, digitale werving met één doel boven alles: instroom herstellen. We kozen voor een digitale bottom-of-funnel aanpak (Google Search, Indeed en Meta) met een mobile-first sollicitatieproces zonder verplichte CV of motivatie in de eerste stap. Resultaat: in de afgelopen twee jaar is de uitstroom volledig gecompenseerd en hoefden groepen niet meer te sluiten.

Nu de acute pijn is opgelost, verschuift de strategie richting groei. Doel: 45–50 vervangingshires per jaar én +20 extra hires voor uitbreiding. We herijken de mix naar 65% bottom-of-funnel voor snelle instroom en 35% mid-of-funnel / top-of-funnel voor merkopbouw en talentpooling, met doelgroepcampagnes voor pedagogisch medewerkers, zij-instromers, studenten en 55+’ers. Alles wordt gestuurd op KPI’s per fase van de funnel (van bereik en engagement tot gesprekken, contracten en cost-per-hire), zodat er inzicht is in wat het oplevert. Benieuwd naar de volledige aanpak en learnings? Lees de case.

Veelgemaakte fouten bij het werven van personeel en hoe ze te voorkomen

• Te veel frictie in de eerste stap: vermijd verplichte CV/motivatie.
• Trage opvolging: verlies je beste kandidaten. Richt een proces en eigenaarschap in.
• Een inconsistent verhaal: ga van klantdenken naar kandidaatdenken, anders haken kandidaten af.
• Geen remarketing/nurture: nieuw verkeer verdwijnt, doordat ze te weinig met je in aanraking komen.
• Alleen richten op de 3% actieve zoeker: bereik de 60% latent geïnteresseerden.

Stop met aannames en ben je bewust van het candidate ecosysteem. Vraag ons vandaag nog om gericht advies om je instroom voorspelbaar te maken.

Veelgestelde vragen over digitaal personeel werven

1. Wat is het grootste verschil tussen traditioneel en modern digitaal personeel werven?
   Traditioneel richt zich op actieve zoekers via jobboards; modern digitaal werven is gebaseerd op je voordelen als werkgever en verlaagt drempels om de 60% latent geïnteresseerden te activeren.
2. Hoe snel moet ik reageren op een contactmelding?
   Het liefst binnen 24 uur of sneller. Snelheid verhoogt conversie en ervaring.
3. Werkt dit ook voor moeilijk vervulbare vacatures in de zorg, techniek en IT?
   Juist daar. De vijver is klein; zichtbaarheid, storytelling en frictieloze conversie maken het verschil.

Bereik vandaag nog latent talent en vergroot direct je kandidatenpijplijn

Wie personeel werven ad-hoc blijft benaderen, blijft afhankelijk van toeval en krapte. De winst zit in een latente wervingsstrategie met een sterk werkgeversmerk, mobile-first flows, laagdrempelige contactmogelijkheden, snelle opvolging en data-gedreven optimalisatie. Zo bouw je een eigen kandidatenpijplijn, verkort je de time-to-hire, verlaag je de cost-per-hire en maak je je instroom voorspelbaar.